Manajemen Proyek dan Resiko

1.      Profesi dan sertifikasi dalam manajemen proyek

Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan latihan serta melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi di masyarakat yang telah diakui secara formal, seperti akuntan, ekonom, dokter, pengacara, insinyur dan lain-lain. Sifat pelayanan profesi bervariasi contohnya: seorang dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung dengan pelanggan, sedangkan seorang insinyur dan ekonom umumnya digaji oleh badan atau perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapatkan pengakuan masyarakat atas profesi adalah memiliki “licensi” oleh otorisasi atau badan resmi yang dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud dengan adanya licensi ini memberi tanda bahwa pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya.

Sertifikasi umumnya dikeluarkan dan diadministrasikan oleh perkumpulan profesi yang bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah memenuhi bermacam persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian.

Atribute suatu Profesi :

Disiplin ilmu manajemen proyek adalah ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek, atau lebih luas lagi, mengelola dinamika perubahan (management of change). Sebagai ilmu manajenen, profesi MP berkaitan erat dengan fungsi merencakanan, memimpin, mengorganisasi, dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali sarat dengan kandungan disiplin ilmu aksitetur, engginering, akutansi, keuangan dan lain-lain. Jadi perbedaan antara profesi MP dengan profesi-profesi tersebut diatas terletak pada konteks penyelenggaraan proyek.

Profesi managemen proyek juga harus memiliki berbagai attribute, seperti body of knowledge, kode itik, standart of entry, serta organisasi yang mendukung.

a. Body of Knowledge
Body of knowledge (BOK) adalah attribute yang berkaitan dengan konsep dan prinsip unik profesi yang bersangkutan. Ini kemudian didokumenentir, dikodefikasikan, dan distandarisasi sehingga dapat dipelajari dan diakarkan dilembaga pendidikan formal, kemudian dipakai sebagai pegangan dalam praktek dilapangan.

b. Kode etik
Atribute ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk dipakai sebagai pegangan/petunjuk yang berkaitan denga tingkah laku yang benar bagi profesi yang bersangkutan.

c. Standard of Entry
Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat diakui sebagai pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan. Standar tersebut memberi batasan tentang pendidikan formal, pelatihan dan ujian (testing) sebelum dapat diberikan sertifikasi sebagai pengakuan formal atas pengusaha ilmu dari profesi yang bersangkutan

d. Organisai yang mendukung 

Bagi pembentukan profesi baru diperlakukan suatau badan atau organisasi yang mendukung (sanctioning orhanization). Badan ini memberikan pimpinan, merumuskan standar,

sertifikasi Keahlian Manajemen Proyek
 

Sertifikasi keahlian manajemen proyek dilaksanakan oleh berbagai bebagai organisasi profesi nasional maupun global. Di Indonesia, sertifikasi keahlian manajemen proyek dilaksanakan oleh Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI). Di Amerika Serikat, dan berlangsung secara global, diselenggarakan oleh Project Management Institute (PMI), di Australia ada AIPM, di Inggris ada IPM, serta organisasi profesi di berbagai negara.

Sertifikasi yang diselenggarakan oleh Project Management Institute (PMI) dinamakan Project Management Professional (PMP) Certification, didasarkan pada standar proses pengelolaan proyek, sesuai dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) yang dipublikasikan oleh PMI. Dari catatan diketahui bahwa sejak tahun 1984 sertifikasi PMP merupakan sertifikasi yang paling banyak diikuti secara global dibanding dengan sertifikasi yang lainnya.
Sertifikat PMP merupakan sertifikat yang telah diakui secara global, pemegangnya didorong untuk tetap aktif dalam kegiatan manajemen proyek dengan memenuhi beberapa ketentuan sesuai PMI’s Continuing Certification Requirements (CCRs). Dengan sistem ini hanya mereka yang masih aktif sertifikatnya yang boleh menyatakan dirinya sebagai Project Management Professional (PMP).

2.      Hal yang berpengaruh dalam membantu dan memperburuk proyek

·         Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan : Keahlian dan tantangan pekerjaan.

·         Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.

3.      Proses Project Communications Management

Langkah berikutnya adalah merencanakan manajemen komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya :

1.      Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)

2.      Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.

3.      Buat rencana komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.

4.      Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.

5.      Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

4.      Sumber resiko dalam proyek TI

Resiko merupakan Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen
puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

Pelaksannan pengelolaan resiko tetap merupakan tanggung jawab dari tim kerja atau petugas yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut,oleh karena itu suatu manajemen informasi wajib memastikan pemantauan yang memadai dan pealporan mengenai aktivitas terkait informasi dan resikonya
Jenis resiko :
- teknologi : pengiriman perangkat yang terlambat, banyaknya report tentang error.
- SDM : moral yang rendah, situasi tim, kekosongan pekerjaan.
- Organisasi : situasi system organisasi.

Data statistik memperlihatkan bahwa lebih banyak proyek-proyek sistem informasi yang menemui kegagalan daripada yang dipandang berhasil. Setidak-tidaknya ada 5 (lima) tipe kegagalan yang mendominasi kasus-kasus pelaksanaan proyek, yaitu:
• Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap implementasi;
• Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;
• Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan diperkirakan;
• Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan
• Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.

5.      Rangkuman Materi 12 kelompok

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan – pengelolaan lingkup kerja, biaya ,waktu, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek.

Konteks manajemen proyek TI yaitu mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran.

  

manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

1.      Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

2.      Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.

3.      Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.

4.      Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

5.      Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara tujuan dan alternatif  untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang utama

1.      Pembangunan Rencana Proyek - mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.

2.      Pelaksanaan Rencana Proyek - melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.

3.      Control Perubahan Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.

Ruang lingkup manajemen.

1.      Lingkungan Luar (Eksternal) terdiri dari :   

·         Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio cultural (budaya), teknologi, dimensi   internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.

·         Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.

b.     Lingkungan Dalam (Internal) terdiri dari :
•    Manusia (specialized dan manajerial personal).
•    Financial (sumber, alokasi, dan contol dana).
•    Fisik (gedung, kantor, dll).
•    Sistem dan Teknologi.
•    Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya (yang terbatas) untuk mencapai tujuan yang kita kehendaki. Untuk dapat memanajemen waktu yang tepat, kita harus cermat dalam mengatur porsi baik untuk beribadah (untuk Tuhan), untuk diri sendiri, untuk bekerja, bahkan untuk kegiatan sosial yang lain.

Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut        :

1.      Buatlah rencana harian .

2.      Diawali dengan menentukan prioritas a. Penting mendesak b. Penting tidak mendesak c.  Mendesak tidak penting d. Tidak penting, tidak mendesak

3.      Batasi waktu setiap pekerjaan

4.      Gunakan kalender dan tulislah semua pekerjaan .

5.      Deadline.

6.      Belajar berkata tidak.

7.      Tentukan target lebih awal.

8.      Atur reminder sebelumnya .

9.      Fokus .

Manajemen Biaya adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk pengidentifikasian peluang-peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan pembuatan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan suber-sumber yang diperlukan oleh organisasi. Sistem manajemen biaya terdiri atas semua alat-alat, teknik-teknik, dan metode-metode yang secara bersama-sama membentuk suatu sistem manajemen biaya. Sistem manajemen biaya terintegrasi menunjukkan adanya saling hubungan dengan elemen-elemen sistem lainnya yaitu : (1) sistem desain dan pengembangan, (2) sistem pembelian dan produksi, (3) sistem pelayanan konsumen, dan (4) sistem pemasaran dan distribusi.

Pengertian Manajemen Kualitas adalah sekumpulan kegiatan manajerial  seperti merencanakan kualitas, mengorganisasi kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan mengevaluasi kualitas yang dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja dalam artian kualitas kerja. Sekumpulan kegiatan baru dapat dikatakan sebagai manajemen kualitas bila manajemen puncak menjadikan kualitas sebagai sasaran dalam rencana bisnis dan menjabarkannya dalam sasaran dan rencana tahunan yang tersosialisasi sampai tingkat pengambil tindakan.

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.[1]MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis.[butuh rujukan] Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dan lain-lain.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya

Manajemen komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyaluntuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya 

Komunikasi efektif adalah :
1. Pemberi dan penerima pesan berpandangan sama.
2. Pemberi dan penerima pesan dapat membuka percakapan selanjutnya.
3. Pemberi dan penerima pesan saling mengerti dan memahami.
4. Suasana saat berkomunikasi hangat dan akrab.

Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.

Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan
Suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan /pengelolaan sumberdaya.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

tahapan Manajemen Pengadaan

a)          Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan 

Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.

b)         Perencanaan kontrak kerja sama 

Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.

c)          Permintaan respon dari distributor 

Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual

d)         Memilih Distributor 

Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi

e)          Administrasi kontrak kerja sama 

Formalisasi pernyataan kerja sama.

f)          Penutupan Kontrak

Rencana Pengadaan, Alat dan Teknik

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya : 

a)          Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.

b)         Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW,dsb). 

c)          Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.

d)         Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.

e)          Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 

f)          Saran dalam mengelola multiple providers. 

g)         Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 

h)         Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 

i)           Waktu terawal untuk belanja.

j)           Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 

k)         Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 

l)           Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

a)          Make or Buy Analysis 

b)         Expert Judgement 

c)          Types of Contract 

d)         Procurement Management Plan 

e)          Contract Statement of Work ( SOW )

Referensi :

·         http://modulmakalah.blogspot.co.id/2016/04/konsep-dan-pemikiran-manajemen-proyek.html

·         http://iampi.org/archives/65

·         http://alvian0612.blogspot.co.id/2011/11/project-human-resource-management.html

·         http://dhedecrow.blogspot.co.id/2011/11/pengertian-dan-jenis-resiko-dalam.html