Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara tujuan dan alternatif  untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder. Sementara semua proses manajemen proyek yang integratif sampai batas tertentu, proses yang dijelaskan dalam bab ini merupakan integratif yang utama. Gambar 4-1memberikan gambaran proses utama berikut 

4.1 Pembangunan Rencana Proyek - mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.

4.2 Pelaksanaan Rencana Proyek - melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.

4.3 Control Perubahan Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.

Proses ini berinteraksi satu sama lain juga dengan proses di bidang pengetahuan lain. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau kelompok berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek.

Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan interfaces yang terdefinisi dengan baik, namun dalam praktiknya semua itu mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara tidak rinci. Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3.

Proses,  peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengintegrasikan proses manajemen proyek yang menjadi fokus bab ini. Sebagai contoh, manajemen integrasi proyek digunakan ketika perkiraan biaya dibutuhkan untuk rencana kontingensi, atau ketika risiko yang terkait dengan berbagai alternatif harus diidentifikasi. Namun, untuk proyek yang akan selesai dengan sukses, integrasi harus juga terjadi di sejumlah daerah lain juga. Sebagai contoh:

·      Pekerjaan proyek harus terintegrasi dengan operasi yang sedang berlangsung dari kinerja organisasi.

·      Lingkup Produk dan lingkup proyek harus terintegrasi ( perbedaan antara lingkup produk dan proyek dibahas dalam pendahuluan Bab 5 ) .

Salah satu teknik yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses dan untuk mengukur kinerja proyek ketika bergerak dari inisiasi sampai selesai adalah Earned Value Management ( EVM ). EVM akan dibahas dalam bab ini sebagai metodologi mengintegrasikan proyek, sementara Earned Value( EV ) atau dalam bahasa Indonesia nilai yang diterima, teknik, akan dibahas dalam bab-bab lain sebagai alat untuk mengukur kinerja terhadap rencana proyek. Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang membantu integrasi dalam suatu proyek. Dan mungkin span semua proses manajemen proyek.

4.1 PEMBUATAN RENCANA PROYEK

Pembuatan rencana proyek menggunakan output dari proses perencanaan lain, termasuk perencanaan strategis, untuk membuat konsisten, dokumen yang jelas yang dapat digunakan untuk memandu pelaksanaan proyek dan pengendalian proyek. Proses ini hampir selalu berulang beberapa kali. Misalnya, draft awal mungkin termasuk kebutuhan sumber daya generik dan urutan pertanggal kegiatan sementara versi berikutnya dari rencana akan mencakup sumber daya yang spesifik dan tanggal eksplisit. Ruang lingkup kerja proyek merupakan proses yang umumnya dilakukan oleh tim proyek dengan penggunaan Work Breakdown Structure ( WBS ) berulang-ulang, yang memungkinkan tim untuk menangkap dan kemudian mengurai semua pekerjaan proyek. Semua pekerjaan yang didefinisikan harus direncanakan, diperkirakan dan dijadwalkan, dan disahkan dengan penggunaan kontrol manajemen terintegrasi rinci rencana kadang-kadang disebut Control Account Plan, atau CAP dalam proses EVM. Jumlah dari semua rencana pengendalian integrasi manajemen akan mencakup lingkup total proyek.
Rencana proyek digunakan pada :

 Panduan pelaksanaan proyek. 

 Dokumen asumsi perencanaan proyek. 

 Dokumen keputusan perencanaan proyek terhadap alternatif yang dipilih. 

 Fasilitas komunikasi antara para pemangku kepentingan (Stakeholders). 

 Kunci penentu tinjauan manajemen untuk konten, lingkup, dan penempatan waktu. 

Persediaan dasar untuk pengukuran kemajuan dan pengendalian proyek.

4.1.1 Masukan untuk Pembangunan Rencana Proyek

.
1.  Output Perencanaan Lainnya. Semua output dari proses perencanaan dalam bidang pengetahuan lain (Bagian 3.3 memberikan ringkasan proses perencanaan proyek) merupakan masukan untuk mengembangkan rencana proyek. Output perencanaan lainnya termasuk semua dokumen dasar, seperti WBS dan detail pendukung. Banyak proyek juga akan memerlukan aplikasi masukan spesifik ( misalnya proyek yang paling utama akan membutuhkan perkiraan arus masukan ).

2.  Informasi historis/sejarah. Ketersediaan informasi historis ( misalnya database perkiraan dan catatan kinerja proyek masa lalu ) harus telah berkonsultasi selama proses perencanaan proyek lainnya. Informasi ini juga harus tersedia selama pengembangan rencana proyek untuk membantu dengan memverifikasi asumsi dan menilai alternatif yang diidentifikasi sebagai bagian dari proses ini.

3. Kebijakan organisasi. Setiap dan semua organisasi yang terlibat dalam proyek dapat
memiliki kebijakan formal dan informal yang efeknya harus dipertimbangkan. Kebijakan organisasi yang biasanya termasuk harus diperhatikan, namun tidak terbatas pada :

·      Kualitas manajemen - proses audit , target perbaikan terus-menerus.

·      Personil administrasi - pedoman pengangkatan dan pemecatan, ulasan kinerja karyawan.

·      Kontrol Keuangan - waktu pelaporan, pengeluaran yang diperlukan dan
ulasan pencairan, kode akuntansi, ketentuan kontrak standar.

4 Kendala. Kendala adalah suatu batasan yang berlaku yang akan mempengaruhi performance proyek. Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan merupakan kendala yang
sangat mungkin untuk membatasi pilihan tim mengenai ruang lingkup, staf, dan jadwal.
Ketika sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, ketentuan kontrak akan menjadi kendala.

.5 Asumsi. Asumsi adalah faktor, tujuan perencanaan, juga merupakan pertimbangan yang akan menjadi benar, nyata, atau tertentu. Asumsi mempengaruhi semua aspek rencana proyek, dan merupakan bagian dari elaborasi progresif proyek. Tim proyek sering mengidentifikasi, mendokumentasi dan memvalidasi asumsi sebagai bagian dari proses perencanaan. Sebagai contoh, jika tanggal ketersediaan orang utama tidak menentu, tim dapat mengasumsikan spesifik tanggal mulainya. Asumsi umumnya melibatkan tingkat risiko.

4.1.2 Alat dan Teknik untuk Rencana Pembangunan Proyek

.
1 Metodologi perencanaan proyek. Metodologi perencanaan proyek adalah setiap pendekatan terstruktur yang digunakan untuk memandu tim proyek selama pengembangan rencana proyek. Ini bisa sesederhana form standar dan template ( baik kertas atau elektrik, formal atau informal ) atau sekompleks rangkaian simulasi yang diperlukan (misalnya, Analisis risiko jadwal Monte Carlo). Kebanyakan metodologi perencanaan proyek memanfaatkan kombinasi perangkat "keras", seperti perangkat lunak manajemen proyek, dan perangkat "lunak " , seperti startup pertemuan terfasilitasi.

.2 Keterampilan Stakeholder dan pengetahuan. Setiap stakeholder memiliki keterampilan dan pengetahuan yang mungkin berguna dalam mengembangkan rencana proyek . Tim manajemen proyek harus menciptakan suatu lingkungan di mana para stakeholder dapat berkontribusi ( lihat juga Bagian 9.3 , Tim Pengembangan ). Siapa yang memberikan kontribusi , apa kontribusi mereka, dan kapan mereka berkontribusi akan bervariasi. Sebagai contoh:

ٱ Pada proyek konstruksi yang dilakukan di bawah kontrak lump-sum, pengaruh para insinyur profesional akan membuat kontribusi besar untuk tujuan profitabilitas selama persiapan usulan kapan jumlah kontrak ditentukan.

ٱ Pada proyek di mana staf didefinisikan dahulu, kontributor individu dapat berkontribusi signifikan terhadap biaya rapat dan tujuan jadwal dengan meninjau durasi dan perkiraan upaya untuk kewajaran.

.3 Project Management Information System( PMIS ). PMIS terdiri dari alat-alat dan teknik yang digunakan untuk mengumpulkan , mengintegrasikan, dan menyebarkan output dari proses manajemen proyek. Hal ini digunakan untuk mendukung semua aspek proyek dari inisiasi sampai closing, dan dapat mencakup sistem manual dan otomatis.

.4 Earned Value Management ( EVM ). Teknik yang digunakan untuk mengintegrasikan ruang lingkup proyek, jadwal , dan sumber daya dan untuk mengukur dan melaporkan kinerja proyek dari inisiasi sampai penutupan. Diskusi lebih lanjut mengenai EVM dapat ditemukan dalam Bagian 7.4.2.3.

4.1.3 Keluaran dari Pembangunan Rencana Proyek

1.  Rencana proyek. Rencana proyek adalah formal, dokumen yang disetujui digunakan untuk mengelola pelaksanaan proyek. Jadwal proyek yang direncanakan untuk melakukan kegiatan dan tonggak pertemuan dalam rencana proyek yang telah diidentifikasi ( lihat Bagian 6.4.3.1 ). Rencana proyek dan jadwal harus didistribusikan sebagai definisi komunikasi rencana manajemen ( misalnya, manajemen tindakan organisasi mungkin memerlukan cakupan luas dengan sedikit detail, sementara kontraktor mungkin memerlukan penyelesaikan rincian pada satu subjek ). Di beberapa daerah aplikasi, istilah integrasi rencana proyek pernah digunakan untuk merujuk ke dokumen ini.

Sebuah perbedaan yang jelas harus dibuat antara rencana proyek dan pengukuran kinerja baseline proyek. Rencana proyek adalah suatu dokumen atau kumpulan dokumen yang harus diharapkan untuk mengubah waktu yang lebih sebagai ketersediaan informasi lebih tentang proyek. Pengukuran kinerja dasar biasanya akan berubah hanya sesekali  dan kemudian umumnya hanya direspon terhadap lingkup kerja yang disetujui atau perubahan deliverable.

Ada banyak cara untuk mengatur dan menyajikan rencana proyek, tetapi biasanya mencakup semua hal berikut ( ini dijelaskan secara lebih rinci di tempat lain):

ٱ Piagam Proyek.

ٱ Penjelasan mengenai pendekatan manajemen proyek atau strategi ( ringkasan rencana pengelolaan individu dari bidang pengetahuan lainnya ).

ٱ Pernyataan Lingkup, yang mencakup tujuan proyek dan deliverable proyek.

ٱ WBS ke tingkat di mana kontrol akan dilaksanakan, sebagai dokumen lingkup dasar.

ٱ Perkiraan biaya, dijadwalkan tanggal awal dan akhir ( jadwal ), dan kemampuan setiap keterkiriman kepada WBS ke tingkat di mana kontrol akan dilaksanakan.

ٱ pengukuran kinerja dasar untuk lingkup teknis, jadwal , dan pemasukan pengeluaran, jadwal( jadwal proyek ) dan biaya( waktu anggaran proyek bertahap ).

ٱ Daftar item utama dan tanggal target untuk semuanya.

ٱ Kunci atau staf yang dibutuhkan dan biaya yang mereka harapkan dan/atau usaha.

ٱ Rencana manajemen risiko, termasuk: risiko utama, kendala yang termasuk dan asumsi, dan tanggapan yang direncanakan dan kontingensi( jika perlu) untuk semua.

ٱ Rencana manajemen Anak Perusahaan , yaitu:
Rencana manajemen rencana (Bagian 5.2.3.3 ) .
Rencana manajemen jadwal ( Bagian 6.4.3.3 ) .
Rencana manajemen biaya (Bagian 7.2.3.3 ) .
Rencana manajemen kualitas ( Bagian 8.1.3.1 ) .
Rencana manajemen Staffing ( Bagian 9.1.3.2 ) .
Rencana manajemen komunikasi (Bagian 10.1.3.1 ) .
Rencana penanganan resiko (Bagian 11.5.3.1 ) .
Rencana manajemen Procurement ( Bagian 12.1.3.1 ) .
Setiap rencana ini dapat dimasukkan jika diperlukan dan dengan detail sejauh yang diperlukan untuk setiap proyek tertentu.

ٱ Masalah terbuka dan keputusan tertunda .

Output perencanaan proyek lainnya harus dimasukkan dalam rencana formal, didasarkan pada kebutuhan proyek individu. Misalnya, rencana proyek untuk proyek besar umumnya akan mencakup struktur organisasi proyek.

.2 Detail Pendukung. Mendukung detail untuk rencana proyek meliputi :

a. Output dari proses perencanaan lain yang tidak termasuk dalam
rencana proyek.
b. Informasi tambahan atau dokumentasi yang dihasilkan selama pengembangan

rencana proyek ( misalnya , kendala dan asumsi yang sebelumnya tidak
dikenal ).

c. Dokumentasi teknis, seperti riwayat semua persyaratan, spesifikasi dan desain konseptual.

d. Dokumentasi dari standard yang relevan.

ٱe. Spesifikasi dari perencanaan pembangunan awal proyek.

Bahan ini harus diatur sesuai kebutuhan untuk memudahkan penggunaannya selama rencana eksekusi proyek.

4.2 PELAKSANAAN RENCANA PROYEK

Pelaksanaan rencana proyek adalah proses utama untuk melaksanakan rencana proyek sebagian besar anggaran proyek akan dikeluarkan dalam melakukan proses ini. Dalam proses ini, manajer proyek dan tim manajemen proyek harus mengkoordinasikan dan mengarahkan berbagai interface teknis dan organisasi yang ada dalam proyek. Ini adalah proses proyek yang paling terkena dampak langsung wilayah aplikasi proyek dalam produk proyek sebenarnya dibuat di sini. Kinerja terhadap baseline proyek harus terus dipantau sehingga tindakan korektif dapat diambil berdasarkan kinerja aktual terhadap rencana proyek. Perkiraan Periodik biaya akhir dan hasil jadwal akan dibuat untuk mendukung analisis.

4.2.1 Masukan untuk Rencana Pelaksanaan Proyek.

1 Rencana proyek. Rencana proyek dijelaskan pada Bagian 4.1.3.1. Bagian(subsidiary) rencana manajemen (rencana manajemen lingkup, rencana manajemen risiko , pengadaan manajemen, rencana manajemen konfigurasi , dll) dan pengukuran kinerja dasar merupakan masukan penting untuk rencana pelaksanaan proyek.

2 Pendukung detail. Rinci pendukung dijelaskan pada Bagian 4.1.3.2 .

3 Kebijakan organisasi. Kebijakan organisasi dijelaskan dalam Bagian 4.1.1.3. Setiap dan semua organisasi yang terlibat dalam proyek mungkin memiliki formal dan kebijakan informal yang dapat mempengaruhi rencana pelaksanaan proyek.

4 Tindakan pencegahan. Tindakan pencegahan adalah segala sesuatu yang mengurangi kemungkinan potensi konsekuensi terjadi risiko proyek 
.

5  Tindakan korektif. Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk membawa masa depan yang diharapkan kinerja proyek sejalan dengan rencana proyek. Tindakan korektif adalah output dari berbagai proses kontrol sebagai masukan di sini itu selesai perputaran umpan balik diperlukan untuk menjamin manajemen proyek yang efektif.

4.2.2 Alat dan Teknik untuk Rencana Pelaksanaan Proyek

1 Keterampilan manajemen umum. Keterampilan manajemen umum seperti kepemimpinan, komunikasi, dan negosiasi sangat penting untuk rencana proyek yang efektif eksekusi. Keterampilan manajemen umum dijelaskan dalam Bagian 2.4 .

2 Keterampilan dan pengetahuan produk. Tim proyek harus memiliki akses ke apropriasi seperangkat keterampilan dan pengetahuan tentang produk proyek. Keterampilan yang diperlukan didefinisikan sebagai bagian dari perencanaan ( terutama dalam perencanaan sumber daya, Bagian 7.1 ) dan diberikan melalui proses akuisisi staf ( dijelaskan dalam Bagian 9.2 ).

3 Sistem otorisasi kerja. Adalah prosedur formal untuk sanksi pekerjaan proyek untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan pada waktu yang tepat dan dalam urutan yang benar. Mekanisme utama biasanya otorisasi tertulis kepada mulai bekerja pada suatu aktivitas tertentu atau paket pekerjaan.

Rancangan sistem otorisasi kerja harus menyeimbangkan nilai mengontrol ketersediaan dengan biaya. Sebagai contoh, pada banyak yang lebih kecil proyek- proyek, otorisasi lisan akan memadai.

4 Pertemuan review status. Pertemuan review status secara teratur dijadwalkan bertemu ingin diadakan untuk bertukar informasi tentang proyek. Pada sebagian besar proyek, pertemuan review status akan diadakan di berbagai frekuensi dan pada tingkat yang berbeda ( misalnya, tim manajemen proyek dapat bertemu setiap minggu dengan sendirinya dan bulanan dengan pelanggan).

5 Sistem informasi manajemen proyek. PMIS ini dijelaskan dalam Bagian 4.1.2.3 .

6 Prosedur organisasi. Setiap dan semua organisasi yang terlibat dalam proyek mungkin memiliki prosedur formal dan informal yang berguna selama pelaksanaan proyek .

4.2.3 Hasil dari Pelaksanaan Perancanaan Proyek

1. Hasil kerja. Adalah hasil dari kegiatan yang ditampilkan untuk menyelesaikan  projek. Informasi pada hasil kerja yang mana di nyatakan sudah diselesaikan atau yang belum. Untuk tingkat standard kuality yang telah ditemukan, berapa dana yang telah dikeluarkan dan yang sedang  dikerjakan. Data itu dikumpulkan sebagai bagian dari pelaksanaan perencanaan projek dan ditujukan untuk proses pelaporan kinerja. Itu harus dicatat meskipun pengeluaran nyata disampaikan melalui bangunan ,jalan dan lain lain. Data juga sering tidak nyata, contohnya seperti orang yang sudah terlatih dan yang sudah bisa mengaplikasikan latihannya tersebut

2. Permintaan Perubahan. Permintaan perubahan sering di identifikasikan ketika kerja projek telah selesai dikerjakan.

4.3 Kontrol Perubahan terpadu

Kontrol perubahan terpadu terkait dengan
a.       Pengaruh fakor  yang melakukan perubahan untuk menjamin perubahan itu telah disetujui
b.      Menentukan  perubahan yang telah terjadi
c.       Mengatur perubahan yang tepat sesuai waktu dan ketersediaannya.

yang dapat menegaskan pandangan projek dan  performa yang terkait dan dasar harus terawatt dengan pengaturan perubahan berkelanjutan yang mengarah pada dasar dasarnya.Bisa  Salah satu dari menolak perubahan baru atau menerima perubahan juga menemani mereka untuk merevisi projek pada dasarnya, Integrated  change control memerlukan :

-          Memelihara integritas performa sesuai ukuran pada dasarnya

-          Menjamin peluang  produk kedepan mencerminkan makna dari pandangan projek

-          Menyelaraskan perubahan melewati lingkup pengetahuan.

4.3.1 Pemasukan yang terait dengan control perubahan 

1  Rencana Projek. Rencana projek menyediakan perlawanan garis dasar yang mana akan terkontrol nantinya.

2  Laporan Performa. Menyediakan informasi projek performa. Laporan performa juga memeringatkan persoalan projek tim yang mungkin bermasalah di masa depan

3 Permintaan perubahan. Permintaan perubahan mungkin terjadi dalam banyak bentuk , lisan atau tulisan, langsung atau tidak langsung, luar atau dalam, dan sesuai hukum atau menyalahi hukum

4.3.2  Alat dan Teknik yang Terkait dengan Control Perubahan

1 Sistem Kontrol perubahan. Adalah kumpulan resmi , prosedur yang mendokumentasikan bagaimana performa projek yang akan dimonitorisasi dan di evaluasi , juga termasuk tahapan yang mana document resmi projek dapat berubah. Ini termasuk lembaran kerja , system pelacakan , progress dan kepentingan yang disetujui untuk perubahan lainnya

2 Manajemen konfigurasi. Adalah dokumentasi prosedur yang digunakan untuk mengaplikasikan teknik dan arah administrasi juga pengawasan untuk :

-          Identifikasi dan document fungsi dan  karakter fisik suatu item atau system

-          Mengontrol perubahan pada karakteristik yang sejenis

-          Merekam dan melaporkan kesempatan dan status pelaksanaannya

-          Memeriksa item atau system untuk menguji performa yang sesuai standard

Ini semua biasanya tertuju untuk control system kerja yang harus complete and correct, atau bisa juga untuk mengatur keuntungan perubahan projek.

3 ukuran performa. Membantu untuk memperkirakan  jenis apakah aksi yang harus dilakukan untuk membetulkan rencana projek.

4 rencana tambahan. Projek jarang berjalan tepat sesuai rencana. rencana tambahan diperlukan untuk mereview perkiraan biaya, mengubah rangkaian kegiatan , standard bahan ,analisa resiko alternative atau pengaturan lain dalam projek.

4.3.3 Output dari control perubahan

1 update rencana projek. Adalah perubahan perubahan untuk beberapa poin rencana projek untuk membantu detail kerja .

2 Aksi perbaikan

3 Pembelajaran. Penyebab yang bermacam , menjadi alas an dibelakang aksi perbaikan yang dipilih , dan type pelajaran  lain yang harus didokumentasikan jadi semua itu akan menjadi bagian sejarah kumpulan data untuk projek ini dan projek lain kedepannya . jadi kumpulan data itu dapan menjadi sumber pengetahuan untuk projek kedepannya.

Sumber:

http://wuriannyyumantini.com/manajemen-integrasi-proyek/

http://calm-water.blogspot.co.id/2014/01/manajemen-integrasi-proyek.html

untuk Video persentasi :

https://youtu.be/XKH74JrNmzI